INFORMATIVA PRIVACY CLIENTI E REFERENTI AZIENDALI
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INFORMATIVA PRIVACY CLIENTI E REFERENTI AZIENDALI
Artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) – Versione 2026
ASW-ATI S.r.l. fornisce la presente informativa per spiegare in modo chiaro come tratta i dati personali nell’ambito dei rapporti commerciali, contrattuali, amministrativi e di assistenza con clienti, potenziali clienti, fornitori, partner e altre organizzazioni.
L’informativa riguarda i dati personali di clienti persone fisiche, liberi professionisti e titolari di ditte individuali, nonché i dati di rappresentanti, referenti, dipendenti, collaboratori e altri soggetti che operano per conto di società, enti o organizzazioni con cui ASW-ATI intrattiene o potrebbe intrattenere rapporti commerciali o contrattuali.
La presente informativa riguarda solo i trattamenti svolti da ASW-ATI in qualità di titolare del trattamento. Eventuali trattamenti che ASW-ATI dovesse svolgere per conto dei clienti, nell’ambito di specifici servizi affidati, saranno regolati da separati accordi ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Titolare del trattamento. Il Titolare del trattamento è ASW-ATI S.r.l., con sede legale in Via Franco Michelini Tocci, 93 00136 Roma (RM) – Italia T: +39 06 6628238, Sede operativa in Via Volontari della Libertà, 54/56 50053 Empoli (FI) T: +39 0571 944664 E: info@asw-ati.com PEC: asw-ati@pec.asw-ati.com C.F. / P.IVA IT04000550261.
ASW-ATI non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali (RPD/DPO). Le richieste privacy devono quindi essere indirizzate al Titolare.
Quali dati personali trattiamo. ASW-ATI tratta solo i dati necessari alla gestione del rapporto commerciale, contrattuale, amministrativo e tecnico. In particolare, possono essere trattati nome, cognome, ruolo, funzione aziendale, società o ente di appartenenza, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo professionale, dati fiscali e amministrativi, dati relativi a offerte, ordini, contratti, fatture, pagamenti, consegne, richieste commerciali, richieste di assistenza, ticket, comunicazioni intercorse con ASW-ATI e informazioni necessarie alla gestione del rapporto.
Nel caso di clienti persone fisiche, liberi professionisti o ditte individuali, potranno essere trattati anche i dati necessari alla conclusione ed esecuzione del contratto, alla fatturazione, alla gestione dei pagamenti e alla tutela dei diritti di ASW-ATI.
ASW-ATI non richiede dati appartenenti a categorie particolari, come dati relativi alla salute, convinzioni religiose o politiche, appartenenza sindacale, né dati relativi a condanne penali o reati. Se tali dati fossero comunicati spontaneamente e non risulterebbero necessari, non sarebbero utilizzati e potrebbero essere cancellati.
Da dove provengono i dati. I dati possono essere raccolti direttamente dall’interessato, dal cliente o dall’organizzazione per cui l’interessato opera, ad esempio tramite richieste di offerta, ordini, contratti, e-mail, telefonate, riunioni, ticket di assistenza, sopralluoghi o attività tecniche. ASW-ATI può inoltre acquisire dati da fonti pubbliche o legittimamente accessibili, come siti web aziendali, registri pubblici, visure camerali, banche dati commerciali, agenti, intermediari, partner o altri soggetti coinvolti nella gestione del rapporto, sempre nei limiti di quanto pertinente e necessario.
Perché trattiamo i dati, su quale base giuridica e con quali conseguenze.
| Finalità del trattamento | Base giuridica | Conferimento dei dati |
| Gestire richieste di informazioni, preventivi, offerte, trattative e contatti precontrattuali. | Esecuzione di misure precontrattuali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, se l’interessato è parte del rapporto; legittimo interesse di ASW-ATI ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR alla gestione dei rapporti commerciali, se l’interessato opera per conto di una società o altro ente. | Il conferimento è necessario per rispondere alla richiesta. In mancanza, ASW-ATI potrebbe non poter fornire riscontro o formulare un’offerta. |
| Concludere, gestire ed eseguire contratti, ordini, forniture, consegne, installazioni, manutenzioni, assistenza tecnica e supporto post-vendita. | Esecuzione del contratto ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, se l’interessato è parte del rapporto; legittimo interesse di ASW-ATI ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR alla gestione del rapporto con il cliente, se l’interessato opera per conto di una società o altro ente. | Il conferimento è necessario. In mancanza, ASW-ATI potrebbe non poter concludere o dare esecuzione al contratto, alla fornitura o al servizio richiesto. |
| Gestire fatturazione, contabilità, adempimenti fiscali, amministrativi, civilistici e obblighi previsti dalla legge. | Adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR. | Il conferimento è necessario quando richiesto dalla normativa applicabile. In mancanza, ASW-ATI potrebbe non poter adempiere correttamente agli obblighi di legge o gestire il rapporto. |
| Gestire pagamenti, verifiche amministrative, affidabilità commerciale, assicurazione del credito, solleciti, recupero crediti e prevenzione di frodi. | Adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, ove applicabile; legittimo interesse di ASW-ATI ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR alla corretta gestione amministrativa, finanziaria e contrattuale del rapporto. | Il conferimento è necessario per la corretta gestione del rapporto e delle relative verifiche. In mancanza, ASW-ATI potrebbe non poter instaurare o proseguire il rapporto oppure applicare condizioni commerciali, di pagamento o di fornitura adeguate. |
| Gestire reclami, contestazioni, audit, verifiche interne, richieste delle autorità, tutela del patrimonio aziendale e accertamento, esercizio o difesa di diritti. | Adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, ove applicabile; legittimo interesse di ASW-ATI ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR alla tutela dei propri diritti e alla corretta gestione dei rapporti commerciali e contrattuali. | Il conferimento è necessario nei limiti in cui i dati siano richiesti per gestire la specifica situazione. In mancanza, ASW-ATI potrebbe non poter gestire correttamente reclami, contestazioni, verifiche o esigenze difensive. |
| Gestire la sicurezza dei sistemi, degli strumenti aziendali e delle comunicazioni con clienti e referenti. | Legittimo interesse di ASW-ATI ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR alla sicurezza dei sistemi, alla continuità operativa e alla protezione delle informazioni aziendali. | Il conferimento o la generazione di alcuni dati tecnici può essere necessario per utilizzare strumenti, sistemi o canali di comunicazione aziendali in modo sicuro. In mancanza, alcune funzionalità o servizi potrebbero non essere disponibili. |
| Inviare eventuali comunicazioni relative a prodotti o servizi analoghi a quelli già acquistati, nei soli limiti consentiti dalla normativa applicabile. | Nei casi consentiti, art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003; legittimo interesse ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; resta sempre possibile opporsi in ogni momento. Per attività promozionali diverse sarà utilizzata una base giuridica adeguata e, quando necessario, sarà richiesto uno specifico consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR. | Il conferimento dell’e-mail non è obbligatorio per finalità promozionali. L’interessato può opporsi in qualsiasi momento, inizialmente o in occasione delle successive comunicazioni. |
Come trattiamo i dati. Il trattamento avviene con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità, riservatezza e sicurezza.
I dati sono trattati da personale autorizzato da ASW-ATI in ragione delle rispettive mansioni e sono protetti mediante misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, anche al fine di prevenire accessi non autorizzati, perdita, distruzione, divulgazione o uso improprio delle informazioni.
A chi possiamo comunicare i dati. I dati potranno essere comunicati, nei limiti necessari alle finalità indicate, a personale interno autorizzato, società del Gruppo, agenti e collaboratori commerciali, consulenti amministrativi, fiscali, legali e tecnici, istituti di credito, assicurazioni, società di assicurazione del credito, società di informazioni commerciali, fornitori IT, cloud, hosting, manutenzione software e sistemi gestionali, corrieri, spedizionieri, partner tecnici, subfornitori, autorità pubbliche, enti di controllo, autorità giudiziarie o altri soggetti legittimati dalla legge.
I soggetti che trattano dati per conto di ASW-ATI sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Altri soggetti possono trattare i dati come autonomi titolari, nei limiti delle rispettive competenze e responsabilità. I dati personali non saranno diffusi.
Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo. I dati sono trattati di norma all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora, anche per effetto dell’utilizzo di fornitori IT, cloud, strumenti gestionali o servizi tecnici, fosse necessario trasferire dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, ASW-ATI effettuerà il trasferimento solo in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 45 e 46 GDPR, incluse, ove necessario, le clausole contrattuali standard e le ulteriori misure richieste dalla normativa applicabile. Maggiori informazioni sulle garanzie applicate possono essere richieste al Titolare.
Per quanto tempo conserviamo i dati. ASW-ATI conserva i dati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per i periodi richiesti dalla normativa applicabile o necessari alla tutela dei propri diritti.
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
| Dati relativi a contratti, ordini, fatture, scritture contabili e documentazione amministrativa | Di regola 10 anni dalla cessazione del rapporto o dall’ultima registrazione rilevante, salvo termini più lunghi in caso di contenziosi, accertamenti, richieste delle autorità o esigenze di tutela dei diritti. |
| Dati relativi a richieste commerciali, preventivi o trattative non concluse | Per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, di regola, non oltre 24 mesi dall’ultimo contatto utile, salvo esigenze difensive o diverso obbligo di legge. |
| Dati relativi ad assistenza tecnica, manutenzione, ticket, installazioni e supporto post-vendita | Per la durata del rapporto e, successivamente, per il tempo necessario a documentare le attività svolte, gestire garanzie, obblighi contrattuali, contestazioni o esigenze difensive. |
| Dati trattati per verifiche amministrative, affidabilità commerciale, pagamenti e recupero crediti | Per il tempo necessario alla gestione del rapporto e, successivamente, nei limiti dei termini di prescrizione applicabili. |
| Dati tecnici e log eventualmente trattati per sicurezza dei sistemi e continuità operativa | Per il tempo strettamente necessario rispetto alla finalità di sicurezza e, di regola, non oltre 12 mesi, salvo esigenze di accertamento di incidenti, anomalie, abusi o tutela dei diritti. |
| Dati utilizzati per eventuali comunicazioni commerciali nei limiti consentiti dalla normativa applicabile | Fino all’opposizione dell’interessato e comunque per un periodo coerente con il rapporto commerciale e con i principi di minimizzazione e aggiornamento dei dati. |
Diritti degli interessati. L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, il diritto di accesso ai dati personali, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento e portabilità dei dati. In particolare, l’interessato può opporsi in qualsiasi momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare, e può opporsi in ogni momento all’eventuale uso dei dati per finalità di comunicazione commerciale.
Le richieste possono essere inviate ad ASW-ATI utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.
L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale previsto dalla legge.
Decisioni automatizzate. ASW-ATI non utilizza i dati personali oggetto della presente informativa per adottare decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato.
Eventuali informazioni commerciali o valutazioni amministrative sono utilizzate nell’ambito dei normali processi aziendali e non comportano decisioni esclusivamente automatizzate ai sensi dell’art. 22 GDPR.
Aggiornamenti dell’informativa. ASW-ATI potrà aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali aziendali normalmente utilizzati dalla Società.